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　　第一章公文基礎(chǔ)知識第一節(jié)公文的特點(diǎn)和作用公文，全稱公務(wù)文書，是指行政機(jī)關(guān)在行政管理活動中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。一、公文的特點(diǎn)1?具有真實(shí)性公文具有的真實(shí)性是指事實(shí)上的真實(shí)與方針政策上的真實(shí)性，這是公文的一大原則。事實(shí)上的真實(shí)性一般是指:公文所涉及的事實(shí)以及所引用的材料和數(shù)據(jù)，必須是沒有絲毫出入的，是絕對真實(shí)可靠的，是沒有任何虛假和錯漏的；而方針政策的真實(shí)性是指我們制定方針政策時(shí)也要從客觀實(shí)際出發(fā)，科學(xué)地進(jìn)行擬訂，而且要遵循事物發(fā)展的客觀規(guī)律。公文是我們進(jìn)行公務(wù)處理的文書，這就決定了公文必須是根據(jù)實(shí)際情況的需要、針對具體問題而制定的，它有著明確的寫作目的。因此，公文的真實(shí)性是非常重要的。2?具有規(guī)范性公文是黨和國家行政機(jī)關(guān)處理公務(wù)、管理國家、傳遞政策、表達(dá)意志的手段和工具，是為解決黨和國家的事務(wù)而制定的，因此，公文必須具有一定的規(guī)范性，這樣才能使公文的撰寫和處理有章可循，有法可依，才能準(zhǔn)確地表達(dá)黨和國家各個(gè)行政機(jī)關(guān)的意志，才能正確地發(fā)揮它的作用。公文的撰寫從起草到成文，再到收發(fā)、傳遞、執(zhí)行、立卷、歸檔、銷毀等各個(gè)方面，都是要遵循一定的規(guī)范化制度的，公文還要具有特定的體式，甚至它的文體、結(jié)構(gòu)、用紙的尺寸、文件標(biāo)記都是有統(tǒng)一規(guī)定的，這就是我們所指的公文的規(guī)范性。3?具有特定的作者與閱者公文的撰寫必須有法定作者，它是由法定的作者擬訂和發(fā)布的。所謂的公文的法定作者是指依據(jù)法律和有關(guān)的章程、條例、決定成立的，并能以自己的名義行使其法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織或機(jī)關(guān)、組織的法定代表人；從另一方面來講，公文的閱讀與執(zhí)行等工作也不是任何人都能夠充當(dāng)?shù)模簿褪钦f，公文的行文對象也是具有特定性的，不同的公文文種具有不同的閱讀與執(zhí)行對象，這是由公文自身具有的特定的功用而決定的。由此我們可以看出，作者與閱者具有特定性是公文這種文種所獨(dú)有的特點(diǎn)。4?具有很強(qiáng)的政策性公文是黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)行使管理職能、辦理具體事務(wù)的重要工具，對國家政治、經(jīng)濟(jì)和社會生活的各個(gè)領(lǐng)域都有著指導(dǎo)作用，是維護(hù)和發(fā)展社會主義制度、建設(shè)物質(zhì)文明和精神文明的保障。各級黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，都必須用來貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)政策，執(zhí)行國家的法律和法令，絲毫不能偏離黨和國家的政治目標(biāo)和政策軌道。因此，公文是觀點(diǎn)鮮明的文體，是嚴(yán)肅鄭重的文體，是有著充分權(quán)威性的文體，要求作者必須有嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。5?具有特定的權(quán)威性公文是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為了進(jìn)行表達(dá)意志、處理公務(wù)等工作活動而擬定的，這就意味著這些公文必須要有一定的權(quán)威性，黨政機(jī)關(guān)也必然要賦予公文這種特殊的地位。對于公文來說，它代表的是黨和國家的各個(gè)行政機(jī)關(guān)，同樣也代表著擬定機(jī)關(guān)的法定權(quán)威性，由此可以看出，公文是各級黨和國家的行政機(jī)關(guān)處理公務(wù)、開展工作、管理國家的法定依據(jù)。因此，公文是具有特定的權(quán)威性的一種文體。6?具有嚴(yán)格的時(shí)間性與特定的時(shí)效性公文是黨和國家行政機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)等在處理黨務(wù)問題、進(jìn)行政務(wù)活動、技術(shù)活動和經(jīng)濟(jì)活動等公務(wù)處理過程中形成的。公文是宣布和傳達(dá)行政命令、指導(dǎo)工作、報(bào)告和商洽國家事務(wù)的一種工具，是解決行政問題的手段之一，因此每一份公文都有具體的擬定目標(biāo)和公務(wù)職能，這就要求公文進(jìn)行公務(wù)處理、解決問題時(shí)要迅速、及時(shí)。所以，對公文的撰寫、處理一般都是有嚴(yán)格的時(shí)間要求的。公文的時(shí)效性是指每一份公文都具有一定的時(shí)效，這種時(shí)效的產(chǎn)生一般有兩種情況：一是文中明確規(guī)定的生效時(shí)間；二是以成文日期作為生效時(shí)間。公文時(shí)效的喪失除隨著形勢發(fā)展自然終止這種方式外，還有就是被新的文件所代替而終止。7?實(shí)用性公文的制作和發(fā)布是為了解決現(xiàn)實(shí)生活中出現(xiàn)的問題和矛盾，也是黨和國家行政機(jī)關(guān)以及企業(yè)事業(yè)單位傳達(dá)意圖、頒布法規(guī)、進(jìn)行政治活動、商務(wù)活動和經(jīng)濟(jì)活動的工具，這就要求公文要有實(shí)用性，能夠解決實(shí)際問題，能夠在黨和國家行政機(jī)關(guān)進(jìn)行公務(wù)處理、傳遞意志以及在各個(gè)企事業(yè)單位的活動中起到真正的作用，公文是針對現(xiàn)實(shí)問題而擬定的，是為我們的現(xiàn)實(shí)生活服務(wù)的。因此，公文是具有很強(qiáng)的實(shí)用性的一種文體。8?具有規(guī)范的體式公文是一種具有規(guī)范的體式，具有統(tǒng)一規(guī)定的文種，它的格式和行文等方面都有一定的規(guī)則，不是任何機(jī)關(guān)、單位或團(tuán)體可以隨意進(jìn)行標(biāo)新立異的。它的擬定必須要遵循統(tǒng)一的規(guī)范，而且每種公文只適用于特定的范圍，用來表達(dá)特定的內(nèi)容。為了更好地維護(hù)公文的權(quán)威性、準(zhǔn)確性，國家有關(guān)機(jī)構(gòu)以法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等形式對公文的文體、結(jié)構(gòu)、格式等寫作規(guī)范都作了統(tǒng)一的規(guī)定。公文的擬定者都必須遵循這些規(guī)范。隨著社會和科技的發(fā)展，公文的標(biāo)準(zhǔn)化和公文處理的現(xiàn)代化已逐步提上日程，公文的體式也將會有更嚴(yán)格的要求。9?特定的處理程序公文的處理活動是黨和國家行政管理工作的一部分，它的處理質(zhì)量、過程和處理的結(jié)果直接關(guān)系到國家利益和廣大人民群眾的切身利益。因此，公文的處理程序也是具有高度的政治性、權(quán)威性、周密性和機(jī)密性的，它的處理過程是必須要履行法定的程序的，公文有執(zhí)行效用。為了保證有效性，國家有關(guān)機(jī)構(gòu)規(guī)定了各種公文的處理程序，公文的擬定者與處理者必須要遵循這種特定的程序。二、公文的作用公文是黨和國家行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他社會組織行使法定職權(quán)、處理日常事務(wù)的工具，是應(yīng)用文中最重要、用途最廣泛的一種文體，它具有以下幾個(gè)方面的作用，并且這些作用不是孤立的，而是相互聯(lián)系的，是一個(gè)不可分割的整體。1?規(guī)范與約束作用從公文的含義中我們就可以看出，黨和國家各個(gè)行政機(jī)關(guān)所使用的公文中，大部分是用來頒布行政法規(guī)、發(fā)布各種命令、制定法律的。公文的這種特點(diǎn)決定了它具有了一定的規(guī)范與約束作用，它規(guī)范和約束著人民群眾的行動，人們對它的決定是必須要堅(jiān)決執(zhí)行的。公文是具有強(qiáng)制性的。黨和國家通過強(qiáng)制手段保證公文的執(zhí)行，維護(hù)它的權(quán)威性，使之真正起到規(guī)范與約束的作用。2?領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用公文的主要職責(zé)是代表黨和國家行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體在特定的范圍內(nèi)進(jìn)行組織管理行政事務(wù)、交流合作、處理公務(wù)、進(jìn)行商務(wù)活動等。在各種各樣的公文中，它們的共同點(diǎn)都是體現(xiàn)著黨和國家的意志，是黨和國家進(jìn)行管理的工具，因此，公文就具有了領(lǐng)導(dǎo)與指揮的職責(zé)和作用，是黨和國家行政機(jī)關(guān)意志的代表，也是廣大人民群眾利益的代表。公文一經(jīng)擬定與下發(fā)，其下級機(jī)關(guān)無論是各個(gè)行政機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，都必須嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定。如果脫離了公文的這種作用，管理工作很可能就會無章可循，變得混亂不堪。3?宣傳與教育作用要想使黨和國家的路線、方針政策順利及時(shí)地進(jìn)行貫徹實(shí)施，除了黨和國家制定的路線、方針正確，符合廣大人民群眾的利益外，還要以某種形式進(jìn)行宣傳，因此，黨和國家的各級機(jī)關(guān)會制定一部分可以對廣大干部群眾進(jìn)行思想教育的公文，用來提高人們的認(rèn)識，啟發(fā)人們的覺悟，增強(qiáng)人們建設(shè)中國特色社會主義的信心，以及調(diào)動建設(shè)中國特色社會主義的積極性。4?協(xié)調(diào)作用協(xié)調(diào)，顧名思義就是調(diào)節(jié)與調(diào)整之意，公文的協(xié)調(diào)作用是指調(diào)整與改善各個(gè)行政機(jī)關(guān)、各個(gè)部門以及各個(gè)社會團(tuán)體之間的關(guān)系，使之協(xié)調(diào)、有序，使各項(xiàng)工作得以順利開展，使各種管理工作有條不紊地進(jìn)行。比如，我們可以制定某些決議、決定來規(guī)范協(xié)調(diào)人們的活動，可以頒布法令來糾正不良的行為，還可以制定某些條例、規(guī)定來約束調(diào)節(jié)人們的行為規(guī)范，等等。通過公文的這種協(xié)調(diào)作用，使黨和國家、企事業(yè)單位以及某些社會團(tuán)體的工作步調(diào)一致，順利開展。5?頒布法規(guī)作用公文是各級行政部門及各個(gè)單位依法行政和進(jìn)行公務(wù)處理活動的重要工具，而這種工具要以一定的形式表現(xiàn)出來，這就形成了各種法規(guī)，如行政公文有國家的憲法、刑法、民法、訴訟法等各種法律法規(guī)，還有各種辦理具體事務(wù)的規(guī)定、辦法等，這些法規(guī)在擬定后，都要以行政公文的形式進(jìn)行頒布與實(shí)施。用來發(fā)布黨內(nèi)行為規(guī)范和規(guī)章制度的條例、規(guī)定等，也要以公文的形式發(fā)布實(shí)施。這些行政法規(guī)一旦發(fā)布，就具有了法律效力，是神圣不可侵犯的，任何機(jī)關(guān)單位、任何人都不能違反。6?交流作用公文還具有交流信息的作用，它在諸多不相隸屬的機(jī)關(guān)或者平級機(jī)關(guān)單位之間起著橋梁與紐帶的作用。公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、公函等公文都具有交流信息的作用。交流信息，可以加強(qiáng)各個(gè)機(jī)關(guān)單位之間的聯(lián)系，進(jìn)行很好的溝通，既方便上情的下達(dá)，也方便了下情的上達(dá)。有了公文這種交流與溝通的橋梁，我們的黨和國家的行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體都有可能做到互相溝通、互相了解，更好地進(jìn)行配合協(xié)作，有利于各項(xiàng)工作的開展。7?組織作用公文是黨和國家、各單位制訂計(jì)劃和決策進(jìn)行實(shí)施的載體，這些計(jì)劃和決策依附公文而化為具體的執(zhí)行過程。由此可見，公文是黨和國家、各單位進(jìn)行各種組織活動的重要工具，是組織各種機(jī)關(guān)單位進(jìn)行活動、實(shí)施計(jì)劃與決策的工具。例如，可以通過命令、意見、決議等形式對下級的工作進(jìn)行組織并提出具體實(shí)施要求，也可以通過請示、報(bào)告對下級的工作進(jìn)程作深入了解與掌握，并對其活動進(jìn)行組織與督促。8?憑證與記載作用公文是具有一定的時(shí)效性的，它的時(shí)效的開始與結(jié)束都是有時(shí)間限制的，公文是進(jìn)行各種公務(wù)活動的依據(jù)，它負(fù)責(zé)公務(wù)活動的記錄，是公務(wù)活動的憑證；公文在完成了它的使命之后，就要進(jìn)行整理歸檔，以便對今后的各項(xiàng)工作起到記載、憑證與參考的作用。第二節(jié)公文的結(jié)構(gòu)要求公務(wù)文書結(jié)構(gòu)的基本要求，可用“三性”加以概括：完整性、連貫性和嚴(yán)密性。一、完整性首先，公文要做到開頭部分、主體部分、結(jié)尾部分齊備，不可無故殘缺，即朱光潛先生所說的“有頭有尾有中段”。其次，各個(gè)部分要相對飽滿，不能干癟、空洞，給人以局部殘損的感覺。最后，脈絡(luò)暢通，貫穿首尾，如有文氣不能串聯(lián)的地方，形成脫節(jié)斷氣，也會影響文章的圓滿。這就是朱光潛先生說的“有一股生氣貫注于全體”。在藝術(shù)創(chuàng)作中，有“只寫殘缺不寫全”的說法，講究點(diǎn)到為止，留下一些空白由欣賞者來填補(bǔ)，反而能更好地調(diào)動讀者進(jìn)行審美再創(chuàng)造的積極性。但是，這一做法在公文寫作中不宜采用，公文的內(nèi)容要求明確、實(shí)在，不能采用虛實(shí)相生、意到筆不到的寫法。否則，將會給落實(shí)處理帶來許多不便。二、連貫性公文的各個(gè)部分之間，在內(nèi)容上要連貫，井然有序，在語言形式上要緊密銜接和合理過渡。一篇公文，不會是一個(gè)混沌的整體，必然是由若干層次構(gòu)成的。開頭、主體、結(jié)尾，就是公文的三大層次。其中主體部分，通常不會只有一個(gè)層次，而是由既互有區(qū)別，又互有聯(lián)系的幾個(gè)部分組成。這些層次之間，不管是在內(nèi)容上還是在文風(fēng)上，都要有內(nèi)在的聯(lián)系。在外部的語言形式上，不管采用序號銜接還是采用自然過渡，也都必須自然流暢。三、嚴(yán)密性嚴(yán)密性是指文章的各個(gè)部分之間有嚴(yán)密的邏輯聯(lián)系，既不能出現(xiàn)前后內(nèi)容互不相干，也不能出現(xiàn)前后內(nèi)容相互矛盾的現(xiàn)象。朱光潛先生說：“文章的‘不通’有多種，最厲害的是上氣不接下氣，上段上句的意思沒有交代清楚就擱起來，下段下句的意思沒有伏筆就突然出現(xiàn)。應(yīng)該在前一段說的話遺漏著不說，到后來一段不很相稱的地方勉強(qiáng)插進(jìn)去，或者在上文已說過的話到下文再重復(fù)說一遍，這些問題都屬于邏輯混亂，結(jié)構(gòu)不嚴(yán)密?！敝旃鉂撝骸哆x擇與安排》，廣西師范大學(xué)出版社2004年版。文章的部分與部分之間，或呈現(xiàn)因果關(guān)系，或呈現(xiàn)主次關(guān)系，或呈現(xiàn)并列關(guān)系，或呈現(xiàn)表里關(guān)系，各部分互相彌補(bǔ)、互相協(xié)助，而不能互相矛盾、互相拆臺。第三節(jié)公文的語言要求一、準(zhǔn)確1?認(rèn)真辨析詞義西方有位作家說，要表現(xiàn)一個(gè)事物，只有一個(gè)名詞是準(zhǔn)確的；要描繪一種狀態(tài)，只有一個(gè)形容詞是準(zhǔn)確的；要說明一個(gè)動作，只有一個(gè)動詞是準(zhǔn)確的。寫作的主要工作之一，就是找到這一個(gè)準(zhǔn)確的名詞、形容詞、動詞。這句話對于文學(xué)創(chuàng)作來說未必適用，因?yàn)槲膶W(xué)語言不循常規(guī)，而作家的創(chuàng)造性語言又因其個(gè)性和素質(zhì)的差異各有特色，很難說哪個(gè)詞語是絕對準(zhǔn)確的。然而，這話用于公文寫作，倒是比較確切的。在漢語中，有大量的意義相同或相近的詞匯，稱為同義詞或近義詞。其實(shí)，即使是同義詞，細(xì)細(xì)分辨起來還是有些微妙的差異。譬如，“優(yōu)異”、“優(yōu)秀”、“優(yōu)良”，這三個(gè)詞粗看相近，細(xì)看則有不同程度的區(qū)別。“鼓舞”、“鼓動”、“煽動”，從動作的方向和力度上看并無差異，但感情色彩卻很不相同。公文寫作，必須在詞語的細(xì)微差別和感情色彩上仔細(xì)斟酌。2?講究語法和邏輯公文寫作語言的規(guī)范性，體現(xiàn)在句子上就是造句合乎語法規(guī)則、合乎邏輯。首先，句子成分要完整。漢語構(gòu)成句子有主、謂、賓、定、狀、補(bǔ)六種句子成分，其中主語、謂語、賓語是主干成分，定語、狀語、補(bǔ)語是輔助句子成分。對于每一個(gè)句子來說，主干成分也不是必不可少的，但是省略有省略的規(guī)則，不能任意省略和無故殘缺。例如：“廠領(lǐng)導(dǎo)的做法，受到了全廠職工的熱烈歡迎。對他們聯(lián)系群眾、實(shí)事求是的作風(fēng)給以很高評價(jià)。”后一個(gè)句子就殘缺句子成分——誰給以評價(jià)？少了主語，違反了語法規(guī)則，意義也就不明白了。其次，句子中詞語之間的搭配要恰當(dāng)。詞語相互搭配在一起，必須符合事理和習(xí)慣，否則就不通順。例如：“這種精神充滿了各個(gè)村莊，開遍了全鄉(xiāng)的各個(gè)角落?！本駸o形，說它充滿了某一空間，已經(jīng)十分勉強(qiáng)，又說它開遍了各個(gè)角落，更是無稽之談。改成“精神文明之花開遍了全鄉(xiāng)”，才算通順。最后，造句還要講究邏輯性。有些句子語法上沒有問題，卻出現(xiàn)了種屬概念并列、自相矛盾等邏輯錯誤。例如：“他們加強(qiáng)了對團(tuán)員和青年的思想教育。”團(tuán)員是青年的一部分，團(tuán)員和青年是不能相互并列的?！鞍阉修r(nóng)產(chǎn)品都基本上納入了計(jì)劃軌道?！薄八小北硎救?，“基本”表示不完全，它們表述的意義產(chǎn)生了矛盾，讀者不知道哪個(gè)詞語表達(dá)的意義是可信的，就會無所適從